✅ CHECKLIST HỒ SƠ HỢP TÁC XÃ (HTX)

Dành cho hợp tác xã (nông nghiệp, thương mại, vận tải…) cần chuẩn hóa hồ sơ phục vụ sản xuất kinh doanh, thu mua, đầu tư. HTX có đặc thù pháp lý riêng (Luật HTX) — hồ sơ cần thể hiện rõ tư cách pháp nhân, quyền quyết định của Hội đồng quản trị/Đại hội thành viên, và hợp đồng tiêu thụ đầu ra.

Đánh dấu ☐ → ☑ những gì đã có. Á Châu hỗ trợ hoàn thiện phần còn thiếu.

1. HỒ SƠ PHÁP LÝ HỢP TÁC XÃ

• ☐ Giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã (bản mới nhất, chứng thực trong 6 tháng)
• ☐ Điều lệ hợp tác xã (bản mới nhất, đã thông qua tại Đại hội thành viên)
• ☐ Giấy chứng nhận đăng ký mã số thuế (nếu cấp riêng)
• ☐ Danh sách thành viên HTX + Danh sách Hội đồng quản trị / Ban quản trị (có chữ ký, đóng dấu)
• ☐ CCCD/hộ chiếu còn hiệu lực của Chủ tịch HĐQT / người đại diện theo pháp luật
• ☐ Giấy phép con / chứng chỉ điều kiện kinh doanh (với ngành có điều kiện: vận tải, ATTP…)
• ☐ Biên bản/Nghị quyết của Đại hội thành viên / HĐQT thông qua việc chuẩn hóa hồ sơ và cử người đại diện giao dịch
• ☐ Văn bản ủy quyền (nếu người ký không phải đại diện pháp luật)
• ☐ Giấy chứng nhận góp vốn của các thành viên góp vốn chính

2. BÁO CÁO NỘI BỘ (02 năm gần nhất + cập nhật gần nhất)

• ☐ Báo cáo nội bộ 2 năm: Bảng cân đối kế toán
• ☐ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
• ☐ Báo cáo lưu chuyển tiền tệ + thuyết minh báo cáo nội bộ
• ☐ Báo cáo nội bộ cập nhật kỳ/quý gần nhất
• ☐ Chi tiết công nợ phải thu, phải trả, hàng tồn kho, TSCĐ
• ☐ Tờ khai thuế GTGT + thuế TNDN (nếu HTX thuộc diện kê khai)
• ☐ Báo cáo phân phối thu nhập cho thành viên (nếu có)

⚠️ HTX nông nghiệp thường có tính mùa vụ và sổ sách chưa chuẩn hóa. Á Châu hỗ trợ lập báo cáo nội bộ và báo cáo dòng tiền theo chu kỳ sản xuất để hồ sơ được đánh giá đúng.

3. SAO KÊ & DÒNG TIỀN

• ☐ Sao kê tài khoản 6–12 tháng của HTX
• ☐ Báo cáo công nợ hiện tại (nếu có)
• ☐ Thông tin dữ liệu công nợ với các đối tác khác

4. HỒ SƠ CHỨNG MINH HOẠT ĐỘNG & ĐẦU RA

• ☐ Hợp đồng tiêu thụ sản phẩm / hợp đồng đầu ra với đối tác (rất quan trọng với HTX)
• ☐ Hợp đồng/chứng từ đầu vào (giống, vật tư, nguyên liệu, nhiên liệu…)
• ☐ Bảng kê doanh số bán hàng / sản lượng theo mùa vụ
• ☐ Thư giới thiệu / hợp đồng phân phối (nếu có)
• ☐ Phương án sản xuất kinh doanh / phương án sử dụng nguồn lực — xem mau-phuong-an-su-dung-nguon-luc.html
• ☐ (Đầu tư dự án) Hồ sơ dự án + dự toán + phân tích dòng tiền

5. HỒ SƠ TÀI SẢN (nếu có)

• ☐ Bất động sản / đất sản xuất: GCN QSDĐ, quyết định giao/cho thuê đất, không tranh chấp
• ☐ Máy móc, phương tiện vận tải, thiết bị nông nghiệp: hợp đồng mua, hóa đơn, đăng ký/đăng kiểm
• ☐ Hàng hóa / nông sản tồn kho: báo cáo kho, kiểm kê, định giá, bảo hiểm
• ☐ Khoản phải thu từ hợp đồng tiêu thụ: hợp đồng + hóa đơn + biên bản đối chiếu
• ☐ Giấy tờ chủ tài sản (nếu tài sản của thành viên/bên thứ ba) + cam kết bảo lãnh
• ☐ Báo cáo định giá tài sản (theo yêu cầu)

6. DỮ LIỆU CÔNG NỢ NỘI BỘ

• ☐ Dữ liệu công nợ của HTX + người đại diện + thành viên góp vốn chính + chủ tài sản (không quá 1 tháng)
• ☐ Không có công nợ quá hạn nhóm nghiêm trọng

📊 TỰ ĐÁNH GIÁ NHANH

• Có hợp đồng tiêu thụ đầu ra + báo cáo nội bộ + sao kê: hồ sơ thuận lợi, dòng tiền chứng minh được.
• Thiếu hợp đồng đầu ra hoặc sổ sách mùa vụ chưa rõ: cần củng cố để hồ sơ được đánh giá đúng năng lực.
• HTX mới / chưa có báo cáo nội bộ chuẩn: nên hoàn thiện hồ sơ kế toán trước khi nộp.

🤝 Cần hỗ trợ? Á Châu — tư vấn, hoàn thiện hồ sơ, kết nối đơn vị tiếp nhận phù hợp — am hiểu đặc thù HTX và dòng tiền mùa vụ. Liên hệ: www.taichinhachau.com.

Danh mục tham khảo. Yêu cầu cụ thể khác nhau giữa các đơn vị tiếp nhận và từng hồ sơ. Kết quả phụ thuộc hồ sơ thực tế và tiêu chí rà soát của từng đơn vị tiếp nhận.